Portaal:Rituelen
Uit Alles over Vergaderen in Nederland.
Inhoud |
Vergaderrituelen
Er zijn allerlei rituelen ontstaan rondom een vergadering. Deze thema's werken we binnenkort verder uit en we geven alternatieven voor deze vaste gewoontes.
- Uitnodiging voor een vergadering
- Vergadermanieren
Spelregels voor een vergadering
We komen op tijd, laten anderen uitspreken, hebben gelijke inbreng in de vergadering, we staan open voor ideeën van anderen en moedigen deze aan, we houden een openhartig debat, we denken positief, we spelen steeds de bal, nooit de man, we respecteren onze afspraken en we voeren onze opdrachten op tijd uit.
Voorzitten van een vergadering
Als voorzitter leidt je de vergadering. Je zorg voor alle gang van zaken tijdens een vergadering. Je begint hier al aan met het uitnodigen van de deelnemers het zorgen voor een vergader locatie en het maken en verspreiden van de agenda voor de vergadering. Tijdens de vergadering zorg je er voor dat de vergadering goed verloopt en kondig je de agenda punten aan. Je begeleid de vergadering op een correcte manier en je houdt overzicht, hiermee help je de notulist. Lange discussies kap je af en vat je samen. Als voorzitter zorg je er voor dat de deelnemers naar elkaar luisteren. Je herhaalt punten als dit nodig is en je formuleert afspraken en besluiten. Daarmee houdt je overzicht voor de deelnemers.
Notuleren van een vergadering
Als notulist vat je de vergadering samen. Je moet goed luisteren en de dingen opschrijven die de deelnemers belangrijk vinden om aan het eind van de vergadering te weten. De afspraken die gemaakt zijn tijdens te vergadering moet de notulist aan het einde kort formuleren zodat iedere deelnemer weet wat er afgesproken is. Het notuleren is bedoelt voor een archief en dient ook als verslag ook voor die gene die niet aanwezig waren. Ook kan het dienen als bewijsstuk van de gemaakte afspraken. Als notulist is het niet de bedoeling dat je, je eigen mening geeft in een notulen. Je mag ook geen feiten of informatie toevoegen of verbeteren.
Voorbeeld van een notuleerpapier
Aandachtspunten voor de notulist
- De notulist zorgt ervoor dat hij van alle agendapunten op de hoogt is: hij moet weten waar het over gaat, want anders kan de inhoud niet goed weergeven.
- De notulist krijgt alle informatie en documenten die nodig zijn om goede notulen op te stellen tijdens de vergadering.
- De notulist noteert allen bijdragen die te maken hebben met de inhoud van de vergadering.
- De notulist mag (moet) vragen wat een deelnemer bedoelt of een verzoek doen om de bijdrage samen te vatten zodat de notulist kan controleren of hij het goed begrepen heeft.
- De notulist stelt de notulen op in de tegenwoordige tijd! Niet in de verleden tijd.
De agenda van een vergadering
In de agenda van een vergadering komen de punten die aanbod komen in een vergadering. In de meeste gevallen staan de belangrijkste punten boven aan. Ook staan er in een agenda actie punten die verwijzen na de vorige vergadering. Dit kan voorkomen als in de vorige vergadering punten niet af waren gekomen of dat er nog geen besluit was genomen over het bepaalde punt. Ook dienen deze actie punten om te kijken in hoeverre de gemaakte afspraken zijn na gestreefd en uitgevoerd. Aan het begin van een vergadering word de agenda uitgedeeld, dit gebeurt door de persoon die de vergadering organiseert. In de meeste gevallen is dit de voorzitter. De voorzitter werkt de agendapunten punt voor punt af. Door een goede agenda op te stellen weten de deelnemers welke onderwerpen er aan de orde komen en kan de notulist heeft meteen een opzet voor zijn notulen.
We hanteren de volgende agendapunten:
Opening van de vergadering
De vergadering wordt geopend door de voorzitter met een openingswoord. Daarna verwelkomt hij de deelnemers en houd hij eventueel een kennismakingsronde. Hij geeft altijd informatie over de aanleiding van de vergadering en het doel. Aan het begin van de vergadering worden ook de afspraken vast gesteld. Bijvoorbeeld de duur van de bijeenkomst, pauze en spreektijd enz. Huishoudelijke mededelingen worden ook in opening besproken, bijvoorbeeld toiletten, garderobe, koffie, thee enz.
Vaststellen van de agenda punten
Wanneer deelnemers aan de vergadering andere agendapunten willen toevoegen zullen ze die bij Wat verder ter tafel komt aan bod komen. In de volgorde van de agendapunten kunnen wijzigingen aangebracht worden als de deelnemers dat wensen.
Notulen vorige vergadering
Er kunnen wijzigingen aangebracht worden in de notulen van de vorig vergadering als de deelnemers vinden dat besluiten, afspraken of bijdragen verkeerd geformuleerd zijn. De notulen zijn pas definitief als ze de daarop volgende vergadering goedgekeurd worden.
Ingekomen stukken
Berichten die op schrift zijn ingediend, worden behandeld. Dit is meestal een vast punt op de agenda. Er wordt bij dit agenda punt niet gediscussieerd. Het doel van dit agenda punt is informeren.
Mededelingen
Berichten en toelichtingen die nog niet bekend zijn bij de deelnemers komen hier aan bod. Het doel bij dit agendapunt is informeren, ook hier wordt niet gediscussieerd.
Onderwerpen
Een of meer onderwerpen worden door de vergadering besproken. Die onderwerpen zijn vooraf bekend aan de deelnemers. Elk onderwerp is een apart agendapunt en heeft een eigen doel. Hierbij kun je denken aan informeren, discussiëren of besluiten.
Wat verder ter tafel komt (W.v.t.t.k.)
Hier worden onderwerpen besproken die bij agendapunt 2, vaststellen van de agenda naar voren zijn gekomen.
Rondvraag
Alle deelnemers krijgen de kans een vraag te stellen die in de vergadering niet aan de orde is geweest. Deze vraag kan dan meteen beantwoord worden door de voorzitter of een deelnemer. Opnieuw is het hier niet de bedoeling om te discussiëren. Als een vraag te veel discussies oproept, wordt het een agendapunt voor de volgende vergadering.
Sluiting
In de afsluiting word de vergadering samengevat. De deelnemers krijgen een overzicht van de gemaakte afspraken. Daarna komt er een bepaling van de datum en tijd voor de volgende vergadering. De voorzitter sluit de vergadering met een dankwoord.
Voorbeelden van verschillende vergadering agenda’s
Bedrijven
Verenigingen
Gemeente